News Innovation Einfach digital telefonieren – Microsoft Teams Telefonie hilft Unternehmen flexibler zu kommunizieren

Aus dem Programm des Technologietransfer-Kongresses am 13. und 14. Juli 2021

New Work ist in aller Munde. Aber was bedeutet das genau? Und welche Herausforderungen ergeben sich daraus für die IT in den Unternehmen?

Als Digitalpartner begleiten wir seit vielen Jahren Unternehmen auf ihrem Weg in die digitale Zukunft. Und wenn wir aus diesen Projekten einen Kernaspekt von New Work hervorheben müssten, dann ist das „Flexibilität“. Unsere Kunden wollen flexibel den Arbeitsort wählen, je nach Situation mit dem optimalen Endgerät arbeiten und von überall auf Ihre Daten zugreifen können.

Damit diese Flexibilität verlässlich gewährleistet werden kann, sind strukturierte Prozesse und vor allem einheitliche Hard- und Softwarelösungen nötig. Denn nichts ist so störend wie Systembrüche auf Grund von schlecht integrierten Lösungen.

Das ist auch der Kerngedanke von Microsoft Teams, das eine einheitliche Software für die Kommunikation in Unternehmen jeder Größe anbietet. Denn auch wenn es bereits viele Anbieter für Videokonferenzen und Datenaustausch gibt, so ist es schwierig eine Lösung für alle Systeme im Unternehmen zu finden. Mit der Erweiterung „Teams Telefonie“ hat Microsoft hier einen weiteren, wichtigen Schritt in Richtung Komplettlösung gemacht. Durch dieses Feature verbindet Teams nun Festnetztelefonie mit den Vorzügen einer digitalen Kollaborationsplattform und ermöglicht damit den New Work Gedanken „Flexibilität“ auch in der Kommunikation. Denn mit Teams Telefonie wird es möglich, die gesamte Kommunikation mit einer einzigen Software zu bedienen: Von der Videokonferenz, über Festnetztelefonie bis hin zur mobilen App auf dem Smartphone oder Tablet.

Vorteile für die Mitarbeiter

Die Vereinheitlichung der Kommunikation wird durch das sogenannte „One-Number“-Konzept möglich. Es bekommt nun nicht mehr jedes Gerät eine eigene Telefonnummer, sondern jeder Mitarbeiter. Anrufe kommen nicht mehr nur auf einzelnen Endgeräten an, sondern auf allen Endgeräten des Mitarbeiters. Dies kann das Telefon am Arbeitsplatz sein, das (private) Smartphone oder die Teams-App auf dem Laptop. Die Mitarbeiter können dann situationsbezogen entscheiden, welcher Ort für das Gespräch am geeignetsten ist und mit welchem Gerät das Gespräch angenommen wird.

Ein weiterer Vorteil für die Unternehmen ist, dass auf Firmen-Smartphones mit zusätzlichen, teuren Verträgen vielfach verzichtet werden kann. Denn über die Teams-App erlaubt Teams Telefonie das Führen von Gesprächen über die mitarbeitereigene, dienstliche Telefonnummer. Und dadurch wird beispielsweise auch verhindert, dass private Mobilfunknummern an Kunden gegeben werden müssen.

Zusätzlich ermöglicht Teams Telefonie das flexible Wechseln zwischen Telefonat, Video-Telefonat und (Video-) Konferenz. Sowohl externe Festnetznummern als auch Onlineteilnehmer können einfach zu Gesprächen hinzugefügt werden. Damit passt sich die Technik dem Gespräch an, und nicht das Gespräch den Möglichkeiten der Technik.

Vorteile für das IT Management

Aber nicht nur für die Mitarbeiter hat Teams Telefonie Vorteile. Auch für die firmeneigene IT bietet die Lösung neue Möglichkeiten. Durch das Einführen einer einheitlichen Hard- und Softwarelösung fallen störungsanfällige Schnittstellen weg. Außerdem können dadurch „Exotenlösungen“ abgelöst werden und auf ein leichter wartbares, bewährtes und zuverlässiges System umgestellt werden.

Als Bestandteil der Microsoft-Welt wird auch eine zentrale Einrichtung und Verwaltung, bis hin zum Zero-Touch Deployment, also der berührungslosen Auslieferung, möglich.

Diese Features vereinfachen und verschlanken die internen IT-Prozesse und schaffen Flexibilität für das Wachstum des Unternehmens.

Die Integration der Telefonie in Microsoft Teams hat noch einen weiteren großen Vorteil für Unternehmen. Denn viele kennen und nutzen bereits Microsoft Produkte und haben, ohne es zu wissen, in ihrem Microsoft 365-Plan auch Teams Telefonie beinhaltet. Oder sie können mit wenig Aufwand, die Telefonie-Funktion freischalten und nutzen. So können die Mitarbeiter sehr schnell Home-Office fähig gemacht werden und es kann gleichzeitig mehr Flexibilität in den Arbeitsprozessen erreicht werden.

Wie „einfach digital telefonieren“ aussehen kann und welche anderen Vorzüge „Einfach digital arbeiten“ bietet, erlebt man am besten persönlichen vor-Ort bei der fly-tech in Friedberg. Denn für interessierte Unternehmen bietet die fly-tech in ihren Büroräumen New Work zum Anfassen und Erleben, in einer New Work Experience Tour.

#ttk21

Aus dem Programm des Technologietransfer-Kongresses am 13. und 14. Juli 2021

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Damit diese Flexibilität verlässlich gewährleistet werden kann, sind strukturierte Prozesse und vor allem einheitliche Hard- und Softwarelösungen nötig. Denn nichts ist so störend wie Systembrüche auf Grund von schlecht integrierten Lösungen.

Das ist auch der Kerngedanke von Microsoft Teams, das eine einheitliche Software für die Kommunikation in Unternehmen jeder Größe anbietet. Denn auch wenn es bereits viele Anbieter für Videokonferenzen und Datenaustausch gibt, so ist es schwierig eine Lösung für alle Systeme im Unternehmen zu finden. Mit der Erweiterung „Teams Telefonie“ hat Microsoft hier einen weiteren, wichtigen Schritt in Richtung Komplettlösung gemacht. Durch dieses Feature verbindet Teams nun Festnetztelefonie mit den Vorzügen einer digitalen Kollaborationsplattform und ermöglicht damit den New Work Gedanken „Flexibilität“ auch in der Kommunikation. Denn mit Teams Telefonie wird es möglich, die gesamte Kommunikation mit einer einzigen Software zu bedienen: Von der Videokonferenz, über Festnetztelefonie bis hin zur mobilen App auf dem Smartphone oder Tablet.

Vorteile für die Mitarbeiter

Die Vereinheitlichung der Kommunikation wird durch das sogenannte „One-Number“-Konzept möglich. Es bekommt nun nicht mehr jedes Gerät eine eigene Telefonnummer, sondern jeder Mitarbeiter. Anrufe kommen nicht mehr nur auf einzelnen Endgeräten an, sondern auf allen Endgeräten des Mitarbeiters. Dies kann das Telefon am Arbeitsplatz sein, das (private) Smartphone oder die Teams-App auf dem Laptop. Die Mitarbeiter können dann situationsbezogen entscheiden, welcher Ort für das Gespräch am geeignetsten ist und mit welchem Gerät das Gespräch angenommen wird.

Ein weiterer Vorteil für die Unternehmen ist, dass auf Firmen-Smartphones mit zusätzlichen, teuren Verträgen vielfach verzichtet werden kann. Denn über die Teams-App erlaubt Teams Telefonie das Führen von Gesprächen über die mitarbeitereigene, dienstliche Telefonnummer. Und dadurch wird beispielsweise auch verhindert, dass private Mobilfunknummern an Kunden gegeben werden müssen.

Zusätzlich ermöglicht Teams Telefonie das flexible Wechseln zwischen Telefonat, Video-Telefonat und (Video-) Konferenz. Sowohl externe Festnetznummern als auch Onlineteilnehmer können einfach zu Gesprächen hinzugefügt werden. Damit passt sich die Technik dem Gespräch an, und nicht das Gespräch den Möglichkeiten der Technik.

Vorteile für das IT Management

Aber nicht nur für die Mitarbeiter hat Teams Telefonie Vorteile. Auch für die firmeneigene IT bietet die Lösung neue Möglichkeiten. Durch das Einführen einer einheitlichen Hard- und Softwarelösung fallen störungsanfällige Schnittstellen weg. Außerdem können dadurch „Exotenlösungen“ abgelöst werden und auf ein leichter wartbares, bewährtes und zuverlässiges System umgestellt werden.

Als Bestandteil der Microsoft-Welt wird auch eine zentrale Einrichtung und Verwaltung, bis hin zum Zero-Touch Deployment, also der berührungslosen Auslieferung, möglich.

Diese Features vereinfachen und verschlanken die internen IT-Prozesse und schaffen Flexibilität für das Wachstum des Unternehmens.

Die Integration der Telefonie in Microsoft Teams hat noch einen weiteren großen Vorteil für Unternehmen. Denn viele kennen und nutzen bereits Microsoft Produkte und haben, ohne es zu wissen, in ihrem Microsoft 365-Plan auch Teams Telefonie beinhaltet. Oder sie können mit wenig Aufwand, die Telefonie-Funktion freischalten und nutzen. So können die Mitarbeiter sehr schnell Home-Office fähig gemacht werden und es kann gleichzeitig mehr Flexibilität in den Arbeitsprozessen erreicht werden.

Wie „einfach digital telefonieren“ aussehen kann und welche anderen Vorzüge „Einfach digital arbeiten“ bietet, erlebt man am besten persönlichen vor-Ort bei der fly-tech in Friedberg. Denn für interessierte Unternehmen bietet die fly-tech in ihren Büroräumen New Work zum Anfassen und Erleben, in einer New Work Experience Tour.

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